Dönem Devri:

Firmanın kendi dönemleri arasında devir işlemi yapılacaksa öncelikle yeni dönem açılmalı ve dönem dosyaları oluşturulmalıdır. Devir.Exe’de Firma ve yeni firma numarasına aynı firma numarası girilmelidir. Firma numarası girildikten sonra “Devir işlemleri aynı firmada yapılıyor. İşleme devam edilecektir” mesajı gelecektir.

Firma Devri:

Yeni bir firmaya devir işlemi için öncelikle devir işleminde kullanılacak firmanın dönem bağımsız tabloları yeni firmaya kopyalanmalıdır. Bu işlem için Firma alanında hangi firmanın devir işlemi yapılacak ise o firmanın seçimi yapılır. Yeni firma alanına ise daha önce sistem işletmeninde tanımlanmamış bir firma numarası verilir.

Firma Kopyalama İşlemi’nin işleyişi şu şekildedir.

Yeni firmanın ilk olarak firma dosyaları sonrasında dönem dosyaları oluşturulur. Bu işlemin hemen ardından kaynak firmanın bilgileri yeni firmaya aktarılır.
Kopyalama ile oluşmamış firmalar hedef firma olarak seçilemez. Kopyalama sonucu oluşmuş bir firma üzerine tekrar kopyalama yapılmak istenirse “Daha önce kopyalama yapılmış” şeklinde bir uyarı verilir. Kullanıcının istediği doğrultusunda ya firmanın üzerine kopyalama yapılır ya da işlemden vazgeçilir.
Kopyalanan firmanın sistem işletmenin de tanımlanan bilgileri yeni firmaya aktarılır.
– İşyeri,Bölüm,Fabrika, Ambar bilgileri, Yetkiler

– Firma Çalışma Bilgileri

– Sistem İşletmeni / Kuruluş Bilgileri bölümünde tanımlanan bilgiler

– Kayıt numaralama şablonları

– Ek alanlar,tanımlı fişler, kullanıcı tanımlı raporlar ve formlar da yeni firmaya kopyalanır.

Kopyalama işlemiyle dönem bağımsız tablolar yeni firma numarasıyla kopyalanır.
İş akış kartları ve Rol tanımları ve Görevler yeni firmaya kopyalanır.
Üretim emirleri, Dağıtım emirleri kopyalanan firmaya aktarılmaz.
Kampanya ve fiyat kartları geçerlilik tarihleri aynen getirilir.
Kontroller(Kopyalama Sonrası):

Firma kopyalama işleminde herhangi bir bilgi kaybını kontrol etmek amacıyla yapılan bir işlemdir. Ana menüden girilen hedef ve kaynak firmaların dosyaları arasında karşılaştırma yapılır. İlk olarak kaynak firmanın bilgileri taranır. Sonra hedef firmanın bilgileri taranır ve bu iki firma bilgileri karşılaştırılır. Karşılaştırmada hem kart sayılarına ,kart koduna hem de kartlardaki tutarsal alanlarda bir değişiklik olup olmadığına bakılır.

Bu kontrollerden sonra kontrol sonuçlarının verildiği bir bilgi penceresi açılır. “Log dosyası” seçeneği ile hedef ve kaynak firma arasında yapılmış işlemler görüntülenir.

Devir Öncesi Kontroller:

Devir.exe / Kontroller(Devir Öncesi) menü diziyle ulaşılan bir işlemdir.

Firma Devir işlem adımına geçmek için bazı kontrollerden olumlu sonuç alınmalıdır. Bu kontroller kullanıcın bir sonraki adıma geçmek için gerekli şartları yerine getirip getirmediğini kontrol eder.

Sistemde var olan dağıtım emirlerinin kapatıldığı kontrol edilir.
Faturalanmamış irsaliye kontrolü
Üretim emirleri kontrolü, sistemde var olan üretim emirleri tamamlandı veya kapandı statüsünde olmalıdır.
Bu kontrollerden sonra kontrol sonuçlarının verildiği bir bilgi penceresi açılır. Kontroller sonrası uygun olmayan bir durumla karşılaşıldığında Log dosyasında ilgili problemi açıklayan satır kırmızı renkte belirtilir.

Devir öncesi kontroller işlemi sonrası Devir işlemine geçilebilir.

Devir Parametreleri:

Devredilecek dönem numarası : Firmanın hangi dönemine ait bilgiler yeni bir döneme aktarılacak ise eski dönem numarasının girildiği alandır.

Yeni dönem numarası: Eski bilgilerin aktarımının yapılacağı yeni döneme ait numaradır

Yeni dönem tarihleri: Aktarım işleminin yapılacağı yeni döneme ait başlangıç ve bitiş tarih bilgilerinin bulunduğu alandır. Firmaya ait yeni dönem Devir işleminden önce oluşturulduğu için öndeğer olarak kullanıcı tarafından açılmış olan yeni döneme ait tarih bilgileri gelir.

Muhasebe devri:

Hareketler üzerinden:

• İşyeri, İşlem döviz türü, Masraf merkezi ve Proje kodu bilgilerine göre hesap hareketleri

dikkate alınarak, yıl sonu bakiyesi Açılış fişine getirilir. Açılış fişi satırında aynı zamanda Masraf merkezi ve Proje kodu dağılımı gösterilir

Toplamlar üzerinden:

• İşyerlerine göre hesap toplamları dikkate alınarak, yıl sonu bakiyesi Açılış fişine getirilir
• Masraf merkezi, proje, işlem dövizi bilgileri dikkate alınmadan yerel para birimi üzerinden hesap bakiyeleri devredilir.
• Bir muhasebe hesabının toplam bakiyesi tek bir işlem satırı  olarak devredilir.

Fiş numaraları : Eski numaralar kullanılacak / Yeni numara verilecek : Yeni döneme aktarılacak olan aşağıdaki fiş türlerinin eski dönemdeki numaraları ile mi aktarılacağını, yoksa aktarılan döneme ait kayıt numaralama şablonlarındaki son numaraya göre mi aktarılacağını belirlemek için kullanılır.

• Yeni numara verilecek seçildiğinde yeni dönemin kayıt numaralama şablonu oluşturulmuş olmalıdır.
• Eski numara kullanılacak denildiğinde yeni dönemde numara çakışması yaşanması durumunda bu fişler aktarılmayacaktır.

Yeni fiş numarası verilebilecek olan fişler şunlardır :

• Bekleyen siparişler
• İade edilmemiş ve faturalanmamış konsinye giriş fişleri
• İade edilmemiş ve faturalanmamış konsinye çıkış fişleri
• Başlamadı statüsündeki üretim emirleri.

Malzeme Devri: Maliyet Hesaplanacak / Sadece Miktarlar Devredilecek:

Sadece Miktarlar Devredilecek seçildiğinde; Ambar bazında mali yıl sonu itibarı ile stok sayımı yapılmış gibi maliyet hesaplanmadan malzeme miktarları ana birim üzerinden devredilecektir.

Geçmiş dönem sonunda negatife düşen stoklara ait miktarlar da malzeme devir fişinde negatif olarak devredilecektir.

Seri / Lot takibi yapılan malzemeler için miktar devri yapılması durumunda hareket ilişkisi kurularak devir gerçekleştirileceğinden oluşan devir fişinde birim fiyat bilgisi de listelenecektir.

Maliyet Hesaplanacak seçildiğinde; Malzeme devri firmanın kullandığı maliyet sistemine göre envanter miktarları ambar maliyet grupları bazında yapılır.

 

Cari hesap devri : Son bakiye üzerinden(Cari hesap) / Son bakiye üzerinden(Cari hesap) (RD’siz) / Ödeme tahsilat üzerinden / Son bakiye üzerinden (Ticari işlem grubu) / Son Bakiye Üzerinden (Ticari İşlem Grubu) (RD’ siz):

Son bakiye  üzerinden (Cari hesap) seçilirse : Cari hesap toplam bakiyesi üzerinden devir işlemi yapılmaktadır.

• Cari hesapların son bakiye (Cari hesap) üzerinden devredilmesi durumunda bakiyeler işyeri bazında ve işlem dövizlerine göre ayrıştırılır. Bu durumda her işyeri için ayrı devir fişi oluşacak ve bu fişler içinde cari hesabın işlem dövizlerine göre ayrı ayrı bakiyeleri listelenecektir.
• İşyerine göre bakiye şöyle bulunur : Cari hesabın her işyeri için hareket gördüğü işlem döviz türüne göre ekstresi alınır. O işyerinden ilgili dövizi türüne ait toplam borç tutarı ile toplam alacak tutarı arasındaki fark o cari hesabın o işyerindeki bakiyesini verir.
• Bu açılıştan sonra cari hesapların kart üzerindeki toplam bakiyeleri (Yerel para birimi, işlem döviz toplamları ve raporlama dövizi ) ile önceki dönem sonundaki toplam bakiyesi birbirini tutmalıdır.
• Cari hesabın Yerel para birimi , raporlama dövizi , işlem dövizi bakiyesinin uyumsuz olmaması gerekir. Yani Yerel para birimi bakiyesi Borç iken raporlama dövizi bakiyesinin Alacak olması durumunda Son bakiye üzerinden devir yapıldığında tutarlarda sorun yaşanacaktır.
• Son bakiye üzerinden devir yapılması sonucu oluşan devir fişlerinde cari hesap; bakiyesi olan her işlem dövizi için tek satır yansıyacaktır.

Son Bakiye Üzerinden (Cari Hesap) (RD’ siz)   seçilirse:

Rd’siz son bakiye üzerinden devir yapılması durumunda, RD bakiyelere bakılmaksızın İD ve YTL tutarlar üzerinden devir yapılır

Ödeme tahsilat üzerinden seçilirse :

• C/H borç takip penceresinde kullanıcı tarafından yapılan kapama işlemleri dışında kalan işlemler işlem döviz türleri ve işyeri bilgileri de dikkate alınarak gruplanır ve açılış fişlerinde ayrı satırlar olarak yer alır. Her satıra ait ödeme tarihi getirilir.
• Bu açılıştan sonra da cari hesapların kart üzerindeki toplam bakiyeleri (Yerel para birimi, işlem döviz toplamları ve raporlama dövizi )  ile önceki dönem sonundaki toplam bakiyesi birbirini tutmalıdır.

Son bakiye (Ticari işlem grubu) üzerinden seçilirse:

Cari hesap hareketleri üzerinden Ticari İşlem Grubu bazında toplam alınarak devir işlemi yapılmaktadır.

• Cari hesapların son bakiye (Ticari işlem grubu) üzerinden devredilmesi durumunda bakiyeler işyeri bazında işlem dövizine göre ayrıştırılırken Ticari işlem grubu seçeneği de dikkate alınır. Bu durumda her işyeri için ayrı açılış fişi oluşacak ve bu fişler içinde işlem dövizi ve ticari işlem grubuna göre ayrı ayrı bakiyeleri listelenecektir.
• İşyerine göre bakiye bulunurken cari hesabın her işyeri için hareket gördüğü işlem dövizi ekstresi alınırken ticari işlem grubuna göre alınır. O işyerinde  ticari işlem grubuna göre ilgili döviz türüne ait toplam borç tutarı ile toplam alacak tutarı arasındaki fark o cari hesabın ticari işlem grubuna göre mevcut işyerindeki bakiyesini verir.
• Eğer hareketlerde TİG girilmemiş ise devir yapılırken son bakiye üzerinden (Cari hesap) seçeneğinde olduğu gibi işlem görerek açılış fişine satırlar yazılır.
• Son bakiye (TİG) üzerinden devir yapılması durumunda oluşan açılış fişlerinde cari hesap; bakiyesi olan her işlem dövizi için ticari işlem grubuna göre tek satır olarak yansıyacaktır.

Son Bakiye Üzerinden (Ticari İşlem Grubu) (RD’ siz) seçilirse;

Cari hesap hareketleri üzerinden Ticari İşlem Grubu bazında toplam alınarak devir yapıldığında; RD bakiyelere bakılmaksızın ticari işlem grubu bazında toplam alınarak İD ve YTL tutarlar üzerinden devir yapılır.

Cari hesap risk parametreleri : Devretmeyecek / Devredecek:

Devredecek olarak seçilirse cari hesap kartı üzerinde yer alan risk parametreleri (Risk çarpanı, toplamı ve limiti) yeni döneme aynen aktarılırlar.

Devretmeyecek seçilirse aktarılmazlar.

Karş. çek / prot. Senet (Ç/S riski) : Devretmeyecek / Devredecek

Cari hesap kartlarının risk bilgileri penceresinde yer alan karşılıksız çek toplamı ve protestolu senet toplamı alanlarıyla ilgili bir parametredir.

Devredecek olarak seçilirse geçen dönem sonunda bu alanlarda yer alan tutarlar yeni döneme aynen aktarılır.

Devredilmeyecek olarak seçilirse yeni dönemde bu alanlar sıfırlanır.

Çek/senet vadesi : Vadesi belirtilen günden önceye rastlayan çek/senetlerin devri yapılmaz. Çek senet vadesi alanına 4 karakterlik giriş yapılabilmektedir.

Hesaplama: Vadesi dönem sonundan 10 gün öncesine rastlayan bir çekin vadesi 10 olarak alınır ve bu parametre 10’ten büyük veya eşit değil ise o çekin devri yapılmaz.

Ciro takip süresi : Ciro işleminin yapıldığı tarih ile dönem sonu arasındaki fark burada girilen süreden büyük ise, bu çek/senetlerin devri yapılmaz. Ciro takip süresi alanına 4 karakterlik bilgi girişi yapılabilmektedir.

Tahsil edilemeyen çek/senetler : Aktarılacak / Aktarılmayacak : Eski dönemde var olan tahsil edilemeyen çek/senetlerin aktarılıp aktarılmayacağı bu parametre ile belirlenir.

Karş. çek / prot. Senet : Aktarılacak / Aktarılmayacak : Eski önemde mevcut olan karşılıksız çekler ile protestolu senetlerin aktarılıp aktarılmayacağının belirlendiği parametredir.

Proforma Faturalar : Aktarılacak / Aktarılmayacak : Eski dönemde mevcut olan proforma faturaların yeni döneme aktarılıp aktarılmayacağının belirlendiği parametredir.

Cari Hesap / Kasa / Banka Kur farkı Fişleri: Aktarılacak/Aktarılmayacak

Aktarılacak: Önceki dönemde oluşturulmuş kur farkı fişleri yeni döneme muhasebeleşmiş işareti ile aktarılır.

Aktarılmayacak: Önceki dönemde oluşturulmuş kur farkı fişleri yeni döneme aktarılmaz.

Ödemeli sipariş işlemleri: Ödemesiz Aktarılacak/Aktarılmayacak

Ödemesiz Aktarılacak: Ödemeli siparişin yalnızca sevkedilmemiş kısmı ödemesiz olarak devredilir.

Aktarılmayacak: Ödemeli siparişler yeni döneme aktarılmaz.

Çevrim Katsayısı: Çevrim katsayısı Öndeğer 1 gelecektir.

Devredilecek Bölümler :         Devir işleminin hangi bölümler için geçerli olacağı burada belirlenir. Seçenekler şunlardır :

• Malzeme
• Sipariş
• Talep,MPS ve MRP
• Cari hesap
• Kasa
• Banka
• Çek / Senet
• Muhasebe

Bu bölümlerden kullanıcı açışından devir işlemine hazır olan bir ya da birkaçı devredilebileceği gibi, tamamı da devredilebilir.

Devir Fişi Satır Sayısı :      Devir işlemi sonucunda oluşacak açılış fişlerinin satır sayısının belirtildiği bölümdür.Default değeri 300 olarak gelmektedir.Burada girilen değer doğrultusunda açılış fişleri için satır kaydedilir ve sonrasında yeni fişe geçilir.

!! Bu özellik 1.90.00 versiyonunundan itibaren  devir yapıldığında sağlanacaktır. Detaylar 1.90.00 Devir Düzenlemeleri bölümünde belirtmiştir.

İndirilmemiş Alış Faturaları Devredilsin(Yüklenilen Kdv Listesi) : 2.10.00 sürümü devir.exe ile devir yapıldığında Yüklenilen KDV Listesi’nde iade hakkı doğuran işlemler için kalan miktar ve  tutarların devrinin yapılabilmesi sağlanmıştır.

!! Bu özellik 2.10.00 versiyonunundan itibaren  devir yapıldığında sağlanacaktır.